V případě potřeby odeslání dokumentu vně TA ČR stanoví vyřizující zaměstnanec způsob odeslání dokumentu a v ESSL vyznačí jeho adresáty. Zaměstnanec předá tento dokument po podpisu osoby oprávněné k podpisu podatelně prostřednictvím ESSL a dále v analogové podobě, pokud tato podoba byla vytvořena. K dokumentu v analogové podobě musí být vždy přiložen referátník. Podatelna odešle analogový dokument prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb, a to způsobem uvedeným v pokynu referátníku způsobem umožňujícím prokázání odeslání dokumentu. Dokumenty v digitální podobě opatřené platnými autentizačními prvky odešle zaměstnanec podatelny prostřednictvím ISDS, má-li adresát zřízenu datovou schránku a umožňuje-li to povaha dokumentu. Nemá-li adresát zřízenou datovou schránku, ale má e-mailovou adresu určenou pro příjem dokumentů, charakter odesílaného dokumentu to umožňuje a adresát s tím souhlasil, odešle podatelna dokument na tuto adresu. Doručenka z ISDS je po odeslání dokumentu součástí metadat dokumentu v ESSL. Referent zkontroluje, případně přidělí spisu věcnou skupinu, spisový znak dle Skartačního plánu (formulář F-246), dále skartační režim, počet listů a sběrný arch a doplní další metadata. Informace o skartačním znaku a skartační lhůtě se do metadat dokumentu propisují z hodnot definovaných u spisu, ve kterém je dokument založen. V analogové podobě uvede tyto údaje na spis nebo dokument a vždy je vyznačí v ESSL. Dále vyznačí v ESSL způsob vyřízení dokumentu, popř. adresáta odesílaného dokumentu. Spisový znak je spojen s informací o skartačním znaku a skartační lhůtě, případně o počátku běhu skartační lhůty.