Před vložením dokumentu do spisu si zaměstnanec v eSSL ověří, zda již neexistuje spis obsahující tematicky podobné dokumenty, do kterého by mohl svůj dokument vložit. Byl-li ve stejné věci již dříve vytvořen spis, zaměstnanec vloží dokument do již existujícího spisu, v případě, že takový spis neexistuje, vytvoří si spis nový.