V případě potřeby odeslání dokumentu vně TA ČR stanoví vyřizující zaměstnanec způsob odeslání dokumentu a v ESSL vyznačí jeho adresáty. Zaměstnanec předá tento dokument po podpisu osoby oprávněné k podpisu podatelně prostřednictvím ESSL a dále v analogové podobě, pokud tato podoba byla vytvořena. K dokumentu v analogové podobě musí být vždy přiložen referátník. Podatelna odešle analogový dokument prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb, a to způsobem uvedeným v pokynu referátníku způsobem umožňujícím prokázání odeslání dokumentu. Dokumenty v digitální podobě opatřené platnými autentizačními prvky odešle zaměstnanec podatelny prostřednictvím ISDS, má-li adresát zřízenu datovou schránku a umožňuje-li to povaha dokumentu. Nemá-li adresát zřízenou datovou schránku, ale má e-mailovou adresu určenou pro příjem dokumentů, charakter odesílaného dokumentu to umožňuje a adresát s tím souhlasil, odešle podatelna dokument na tuto adresu. Doručenka z ISDS je po odeslání dokumentu součástí metadat dokumentu v ESSL.