Proces začíná spoluprací napříč TA ČR (OVVS, OKO, ORLP a vedoucí PT) na sestavení časového plánu pro konkrétní kalendářní rok. Administrátor VS vypracuje návrh harmonogramu, který následně Předsednictvo TA ČR schvaluje. Pokud Předsednictvo vznese požadavky na úpravy, návrh se vrací na OVVS k dopracování. Po schválení termínů a informování Administrátora VS je zajištěno oficiální zveřejnění harmonogramu na webových stránkách TA ČR.