Zkontrolované a uzavřené spisy uloží metodik spisové služby nebo zaměstnanec podatelny do příslušné spisovny. Dokumenty zde zůstávají uložené po dobu skartační lhůty. V případě potřeby a se souhlasem metodika spisové služby je možné již uzavřený spis znovu otevřít. Pokud se spis vyjme ze spisovny, považuje se za otevřený. Po znovu uzavření spisu se posune začátek skartační lhůty. Toto neplatí, pokud se jedná o nahlížení podle správního řádu.Spisovna musí vyhovovat požadavkům zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a splňovat pravidla BOZP a PO, např. na nosnost regálů a práci ve výškách. Uzavřený spis uložený ve spisovně je opatřen vytištěným sběrným archem.