Proces zajištění externí akce začíná vyplněním formuláře "Zajištění externí akce", dostupného na intranetu v rámci žádostí Service Desku. Tento požadavek schvaluje sekční ředitel. Objednávka cateringu pro akce mimo TA ČR se realizuje u vysoutěženého dodavatele, přičemž je nutné ji zadat minimálně 14 dní předem. Součástí tohoto procesu je také zajištění dopravy, půjčení kávovarů a vznesení požadavků na vybavení IT technikou. (TA ČR v přírodě samostatná veřejná zakázka - žádost od vedení, zařizování - fiktivní cestovní příkazy